Conversación empresarial: reglas, variedades y etapas.

Los resultados de las relaciones comerciales a menudo dependen de negociaciones personales y diálogos. Los contactos comerciales realizados por escrito o por teléfono se desarrollan en conversaciones personales. Los participantes en la entrevista usan toda la variedad de medios comunicativos: no solo usan el habla, sino también gestos, expresiones faciales e influencia personal.

Una conversación de negocios suele ser una conversación de dos interlocutores, por lo que deben tener en cuenta los detalles personales del oponente, sus motivos, las peculiaridades del habla y la etiqueta. La comunicación interpersonal implica una variedad de métodos de influencia sobre el interlocutor.

La conversación de negocios, que tiene un tema específico y está orientada personalmente, a menudo se lleva a cabo dentro de la misma organización entre empleados. El propósito de una conversación es el deseo de un participante de la comunicación de usar palabras para influir en otro o en todo un grupo de empleados para impulsar actividades, cambios en el entorno de trabajo existente o en las relaciones, y mejorar su calidad.

Otro objetivo de la conversación de negocios es la necesidad de que la gerencia forme conclusiones y decisiones basadas en las opiniones y el razonamiento de los empleados.

La ventaja de las conversaciones de negocios sobre otros tipos de comunicación por voz es:

• en la velocidad de respuesta a las réplicas de los interlocutores, ayudando a obtener el resultado deseado;
• para aumentar la conciencia del administrador teniendo en cuenta, controlando y monitoreando los puntos de vista, juicios, pensamientos, argumentos y declaraciones escépticas escuchadas durante la entrevista;
• en la oportunidad de una combinación flexible y racional de los métodos de investigación del tema en discusión, que es una consecuencia de la solución del problema y las reclamaciones de todas las partes.

La conversación de negocios se centra en la implementación de ciertas funciones:

• encontrando nuevas direcciones;
• lanzamiento de proyectos prometedores;
• intercambio de datos;
• regulación de las actividades iniciadas;
• comunicación mutua de empleados de una empresa;
• Promoción de contactos comerciales entre instituciones, empresas, industrias.

Los resultados de las conversaciones y reuniones de negocios no solo están condicionados por la disposición para ello, sino que también están determinados por la construcción de la conversación en sí. Evitar los errores indiscutibles permite los métodos establecidos para realizar entrevistas y el cumplimiento de sus principios. Siempre debe haber una atmósfera de buena voluntad: las declaraciones duras son inaceptables.

El principio de racionalidad implica restricción de comportamiento, especialmente en el caso de una pareja que muestra emotividad. La falta de control sobre las emociones suele afectar negativamente a la decisión. La mejor de tales soluciones no puede ser llamada.

El principio de comprensión es necesario para que los interlocutores puedan encontrar puntos de contacto en el diálogo y lograr el efecto deseado.

En la continuación de la conversación, la concentración de la atención de la conversación fluctúa incluso en ausencia de factores disipativos. Considerando y notando tales matices, es necesario en este momento volver a llamar la atención y reanudar el contacto interrumpido.

El principio de confiabilidad dicta la obligación de mantener la autenticidad de informar al interlocutor, incluso si proporciona información falsa. Beneficia el diálogo y le permite alcanzar sus metas deseadas.

Un principio psicológico importante es la distinción entre el tema de la conversación con el interlocutor. La actitud subjetiva hacia el oponente puede afectar la objetividad de la evaluación de los indicadores. La conversación constructiva se basa en la delimitación de eventos con puntos de vista y opiniones con experiencias.

La concretización de tales principios generales para llevar a cabo conversaciones de negocios son las reglas para su implementación que contribuyen a la seguridad y efectividad de las negociaciones.

La regla del doble interés es que cada conversación tiene un doble interés: no solo la esencia y el contenido del tema de conversación, sino también la cooperación con un compañero. Mantener una relación fructífera no es una tarea menos importante en la conversación que el intercambio de información.

Los expertos recomiendan dirigir la conversación de tal manera que no interfiera con las relaciones del personal con los gerentes. Para esto necesitas:

• no apresurarse a sacar conclusiones sobre las motivaciones e intenciones de los interlocutores, basándose en sus propias suposiciones;
• escucha atentamente a tu oponente y demuestra que es comprendido;
• expresar su interés y sus objetivos en lugar de discutir sobre el pasado, y los pensamientos deben expresarse de manera clara y clara;
• Discutir acciones prometedoras.

El énfasis en el interés en un socio también se considera una regla importante que facilitará seriamente las tareas de ambos interlocutores. Frases: "comprensible", "interesante", "agradable de saber", insertadas naturalmente en la conversación, crearán un ambiente relajado y ayudarán a expresar acuerdo y comprensión mutua. La misma tarea puede resolverse si se dirige a su interlocutor, lo llama por su nombre y es patronímico, y tampoco muestra ansiedad e irritabilidad.

El deseo de aclarar información adicional o auxiliar también ayudará a mantener el interés.

Cada conversación es una forma de encontrar puntos de contacto. Para que el diálogo tenga éxito, no se recomienda iniciarlo con contradicciones. Por lo general, comienzan con dichos temas, opiniones sobre las que son iguales, por ejemplo, sobre el clima. Esto se hace para que desde el principio no se escuche una respuesta negativa y no se debe hacer ningún esfuerzo para persuadir al interlocutor. Los expertos siempre recomiendan tener varias frases preparadas, cuyas respuestas solo sean positivas.

La preparación para una conversación de negocios comienza con una etapa importante: la planificación, que consiste en formular los problemas y tareas de la reunión, así como en crear un plan de negociaciones y métodos para su implementación. Los profesionales aconsejan:

• considerar y sopesar el proceso previsto de la conversación prevista, elaborar su programa;
• recopilar toda la información necesaria sobre un posible interlocutor;
• para probar la efectividad de sus argumentos, requeridos para justificar sus creencias e intenciones;
• comprobar la consistencia de sus definiciones y pensamientos;
• considere las opciones para la reacción del interlocutor o del oponente a los argumentos presentados.

El nombramiento de la hora y el lugar de la conversación futura depende de la posición y la instalación de los participantes. Puede ser mantenido en su propio territorio, extranjero o neutral.Después de la capacitación operativa, es necesario monitorear y editar los materiales recopilados y preparados y entregar el plan de entrevista final al formulario final.

La construcción de una conversación de negocios consta de 5 etapas:

• el comienzo de la conversación;
• el suministro de información;
• argumentación
• derrocar los argumentos del oponente;
• Aprobación de propuestas.

Cada uno de estos pasos se basa en el conocimiento profesional, la claridad y la coherencia, a los que se agregan las cualidades personales de la conversación, que son de gran importancia en la conversación. Construir un plan de conversación debe basarse en las diversas variantes posibles de su resultado. A veces hay que re-articular algunos argumentos.

En la primera etapa, al comienzo del diálogo, es importante encontrar un contacto con un compañero, organizar un entorno atractivo, interesar al interlocutor y tomar la iniciativa. Es recomendable utilizar técnicas especiales que inicien el diálogo. Estos incluyen:

• método para aliviar la tensión, que ayuda a establecer contactos cercanos con un oponente;
• una forma de conectar al interlocutor, permitiéndole ingresar rápidamente en el curso del problema;
• método de estimulación de la fantasía, que implica la aparición de un gran número de preguntas;
• Métodos de acceso directo al problema.

El comienzo correcto de la conversación se considera un conocido, la formulación exacta de sus metas y objetivos, la nominación del tema, la comunicación de las reglas para considerar los problemas.

En la etapa de proporcionar información, debe averiguar las solicitudes y opiniones del socio, sus motivaciones, argumentos y deseos, comunicar la información planificada, analizar la posición del interlocutor.

En la fase de refutación de los juicios del oponente, sus comentarios deben ser neutralizados. Para ello, es necesario que exponga sus argumentos de manera convincente, sin lugar a dudas, no permitiendo la posibilidad de una refutación de su opinión. La lógica de la negación consiste en analizar información dudosa, encontrar la causa verdadera, seleccionar un concepto y una metodología. Esto aplica una variedad de técnicas y trucos.

En la etapa de toma de decisiones, los resultados del argumento, que el interlocutor aceptó y aprobó, se resumen, se eliminan los matices negativos y las conclusiones, se fija y confirma el resultado obtenido y se sugieren temas para una mayor cooperación. En esta etapa, no puede haber incertidumbre, por lo que el socio tampoco comienza a dudar de la decisión.

Los tipos independientes de conversaciones de negocios se caracterizan por la siguiente clasificación:

• al solicitar un trabajo;
• a la salida;
• sobre el problema;
• Naturaleza disciplinaria.

El primer tipo tiene el tipo de investigación de los hechos, cuya tarea principal es determinar y evaluar las cualidades comerciales del solicitante para el puesto. Se requiere que el gerente le haga al solicitante solo algunas preguntas básicas que contienen información sobre la persona: nivel de educación, experiencia laboral, habilidades y habilidades disponibles, razones para encontrar un trabajo, nivel de reclamos de pago. A veces también hay que aclarar las cualidades personales.

Una entrevista relacionada con la salida de un empleado puede ser de dos tipos: liquidación voluntaria o forzada. En el primer caso, el administrador debe averiguar las razones del despido, esto se debe a la atención para mejorar la administración de la organización. Por lo general, en tales casos es posible aprender información útil que permita resolver algunos problemas.

El tercer tipo es una conversación con un empleado que está obligado a irse. Como regla general, es muy difícil para la cabeza. En el proceso de tal conversación, se debe observar la delicadeza, pero al mismo tiempo debe ser verdadero y justo para afirmar lo que se pretende. Existen reglas y consejos especiales sobre cómo llevar a cabo una conversación de este tipo.

La construcción de la argumentación puede basarse en métodos retóricos y especulativos. Para retórica incluyen:

• fundamental, consistente en una apelación directa a un socio;
• contradicción basada en encontrar desacuerdos en los argumentos;
• metodología para aislar conclusiones, que conduce a los resultados deseados a través de conclusiones intermedias;
• comparativo
• el método de desmembramiento, basado en la asignación de partes individuales;
• método boomerang;

• boicot
• cambiando el énfasis y destacando sus intereses;
• método de deducción basado en un cambio gradual en la naturaleza del problema;
• método de cuestionario incluido en las preguntas formuladas previamente;
• Método de asistencia explícita.

Los métodos especulativos pueden ser considerados:

• técnica de exageración;
• anecdótico
• tecnología de uso de la autoridad;
• Técnica de la duda en la personalidad del interlocutor.
• método de aislamiento, que consiste en la presentación de expresiones individuales en una forma modificada;
• una conversión de dirección basada en una transición a otro asunto no relacionado con la disputa;
• La represión, que consiste en exagerar problemas menores;
• Técnica de engaño, en la que se reporta información confusa;
• Retraso - retrasando la conversación;
• apelación basada en apelación a la simpatía;
• técnica de distorsión;
• preguntas-trampas.

Los expertos recomiendan llevar a cabo conversaciones de negocios de la siguiente manera: hacer propuestas o evaluar algo en forma de pregunta-respuesta, lo que permite mantener una posición de iniciativa, no permitir un tono categórico, alentar al interlocutor a estar activo y al mismo tiempo recibir la información necesaria. Por ejemplo, es apropiado y racional usar frases:

• "¿Cuál es tu opinión sobre esto? ";
• "¿Qué piensas? ..";
• “¿Entendí correctamente tu punto de vista? ";
• "¿No deberíamos marcar otra opción contigo?" ";
• “¿Crees que la situación no está a favor de tu juicio ahora? ".

Una conversación de negocios contribuye a la realización del deseo de las personas de cambiar la situación o de establecer relaciones cualitativamente nuevas entre los participantes en el diálogo. Tales conversaciones son una parte importante de la relación en los negocios y la política, y representan el establecimiento de relaciones entre socios autorizados por sus organizaciones para resolver problemas. Necesito hablar brevemente.

Para más información sobre las reglas de negocios, vea el siguiente video.