Etiqueta de negocios

La correspondencia de servicio es un género muy especial que debe dominar si va a ascender en la carrera. Las buenas habilidades de redacción comercial le servirán fielmente: ayudarán a comunicarse con sus subordinados, superiores y socios, enfatizarán su educación y perspectiva. El estilo de comunicación debe ser restringido, enfocado, sin desviarse del tema dado.

Cualquier comunicación: tanto personal como escrita es interacción con personas para intercambiar información, hacer una impresión, llegar a un acuerdo. Nada humano nos es ajeno, a veces damos rienda suelta a las emociones, pero en el ámbito de los negocios no debería haber lugar para la rápida manifestación de nuestros sentimientos, rasgos de carácter y temperamento.

Una característica importante de la comunicación empresarial es que no se puede interrumpir en la mitad de la oración. Para cada carta recibida, debe escribir una respuesta, incluso si no la quiere. Si recibió una llamada y no tuvo tiempo de descolgar el teléfono, debe devolver la llamada. Por supuesto, la comunicación con algunas personas es desagradable. Es por eso que la lista de cualidades obligatorias de un gerente significa tolerancia al estrés.

Una reunión de negocios, hablar por teléfono o la correspondencia comercial por correo electrónico seguramente tendrá algún propósito. Como resultado, las partes deben llegar a conclusiones, discutir el proyecto, ponerse de acuerdo sobre una asociación estratégica, etc.

Por escrito, quizás haya más restricciones y convenciones que las orales. Comunicándonos directamente con el interlocutor, en persona, podemos enfocar la entonación en un hecho particular, aclarar algo, si el interlocutor no nos entendió. Si se comete un error de voz, podemos solucionarlo de inmediato. Pero en la carta oficial debemos ser muy claros y precisos, para que las palabras no impliquen una doble interpretación.

Solían decir: "El papel puede soportarlo todo", lo que implica que incluso puedes escribir hechos poco confiables. Somos de la opinión de que Es necesario realizar la correspondencia comercial con la mayor honestidad posible. Por cierto, ahora las letras en papel van cada vez menos. Básicamente, se envían contratos y otros documentos. En este caso, el membrete se utiliza como evidencia del alto estatus de la organización.

Hoy en día, en la mayoría de los casos, la correspondencia comercial tiene lugar en el espacio virtual, y tiene sus propias peculiaridades. Cuando un diálogo recién comienza, es costumbre escribir un saludo en la etiqueta, por ejemplo: “¡Hola, querido Oleg Sergeevich! ". Y en la siguiente dirección durante la jornada laboral se puede bajar el saludo.

La comunicación escrita, incluido el correo electrónico, requiere el cumplimiento de los estándares de idioma y la alfabetización impecable. Después de todo, la correspondencia se abrirá ante el interlocutor educado de sus espacios. Por lo tanto, le aconsejamos que realice una comprobación escrita con la ayuda de servicios especiales, si no está seguro de su propio conocimiento.

Enumeramos las reglas generales que son requeridas por la ética de la comunicación electrónica. Son bastante simples, pero muchos, desgraciadamente, los descuidan:

• el comienzo de cada oración está escrito con una letra mayúscula;
• al final de la frase se coloca un punto para que el significado de la lectura sea claro;
• es útil utilizar una lista con viñetas o numerada para solucionar el problema y sugerir soluciones;
• Para mayor claridad, es bueno usar tablas, gráficos, diagramas;
• No intente aparecer interlocutor especialmente inteligente y educado, no complique pensamientos simples con giros participativos e imparciales excesivos;
• cuanto más simple expreses tus pensamientos, mejor;
• Aunque en el lenguaje cotidiano, la cultura requiere evitar la jerga, en un entorno empresarial la jerga profesional y los préstamos del inglés ahora se consideran una buena forma (¡pero no exagere!).

Se distinguen los siguientes tipos de mensajes:

• ofertas promocionales;
• gracias
• acompañando
• garantia
• recordatorios
• advertencias;
• Ofertas de cooperación.

Además de las reglas generales, es importante conocer algunos detalles de la redacción comercial. Presentamos las reglas que serán apropiadas en la mayoría de los casos.

El comienzo de un correo electrónico se llama un encabezado. Es el logo de la organización. Siempre es útil tener una plantilla con este logotipo en la mano (es decir, en el escritorio de su computadora).

A diferencia de la comunicación fuera de línea, las reglas modernas no obligan a dar la bienvenida al destinatario, e inmediatamente puede, llamándolo por nombre y patronímico, declarar la esencia del asunto. Sin embargo, muchos continúan escribiendo en el comienzo del mensaje: “¡Buenos días! "" Hola! "¡Buenas noches! "O" Saludos ". Y tampoco hay desviación de la norma.

Los requisitos para la parte principal de la carta sugieren que es el significado de la correspondencia. La división del texto en párrafos se considera buena forma, un signo de actitud atenta hacia el interlocutor. En cada párrafo, uno u otro aspecto del tema es nombrado y divulgado. Además de identificar el problema, es habitual sugerir formas de resolverlo. Por decirlo así, revelar una idea de negocio en miniatura.

En la parte final del mensaje, se pueden expresar sentimientos tanto formales como más personales. La frase “Saludos ...”, “Saludos cordiales ...” (“saludos cordiales” en inglés) o un deseo más emotivo “¡Que tenga un buen día! ".

En una firma personal, debe indicar el apellido y el primer nombre (y en algunos círculos, también el segundo nombre). También debe haber números de teléfono a los que puede comunicarse: ciudad de oficina y móvil. Recientemente, una firma electrónica con el logotipo de una empresa se ha puesto de moda.

Un enlace adicional al portal electrónico de la organización sirve como publicidad adicional y en el futuro puede aumentar el tráfico de este sitio.

La mayoría del personal de la oficina tiene un extenso archivo de cartas en un buzón electrónico. Para evitar que el interlocutor se confunda en una correspondencia larga, se recomienda enviar una carta en forma de respuesta. Al hacer clic en la placa correspondiente al comienzo de la línea de asunto, aparece la abreviatura inglesa "Re ...". Esto es muy conveniente, porque el destinatario recordará inmediatamente el curso de la correspondencia.

Puede guardar todo el historial de comunicación virtual con el interlocutor, y puede dejar solo las citas más recientes o más importantes. La etiqueta comercial moderna requiere una respuesta bastante rápida a las cartas. Después de todo, detrás de la computadora de trabajo, pasamos una parte significativa de nuestro día. Además, el correo puede ser revisado desde dispositivos móviles.

Si el mensaje es de especial importancia y urgencia, entonces se le permite escribir sms o hacer una llamada telefónica para recordarle la carta.

En la comunidad creativa, el uso de sellos no es aceptado y, además, es ridiculizado y condenado. Pero en la correspondencia comercial, los sellos ayudan a reflejar situaciones estándar.

Es útil para obtener una hucha virtual de expresiones y frases estables. Después de todo, la comunicación estructurada, el trabajo de oficina y la solución de problemas formales se basan en estos clichés. Por ejemplo, la simpatía se expresa en el volumen de negocios "Desafortunadamente, nos vemos obligados a informarle ...". El sentimiento de agradecimiento se refleja en esta fórmula de deber: "Gracias por su inestimable contribución ...". Y, por último, alegría: "Estamos orgullosos de informarles que ...". Pero la frase final: "Contamos con una cooperación más fructífera" expresa la esperanza de más contactos comerciales.

Entonces, hablamos de la etiqueta de la correspondencia comercial. Estas reglas son necesarias para que la comunicación sea lo más cómoda y fructífera posible. Úsalos y verás que tus asuntos en el servicio se desarrollaron sin problemas.

Más información sobre las reglas de correspondencia comercial, incluido el correo electrónico, vea el siguiente video.